Ügyféldokumentumok
Ügyféldokumentumok kezelése ingatlanirodáknak — minden dokumentum az ügylethez kötve.
A VIDORO CRM az útlevelet, a meghatalmazást, az AML-űrlapot, az NDA-t, a kérdőívet és az aláírt szerződést az ügyfélkártyán tartja, közvetlenül az ügylet mellett. Minden dokumentumnak van állapota a Várttól a Feldolgozváig, az elutasítotthoz mindig tartozik indoklás, a fájlok pedig ügyfelenkénti és ügyletenkénti mappákban vannak.
- Állapot minden dokumentumhoz
- Beépített fájltár
- Beépített szerepkörök és jogosultságok
01Így működik
Hogyan kezeli a VIDORO CRM az ügyfelek dokumentumait
A VIDORO CRM-ben az ügyfél dokumentuma nem egy valakinek a postafiókjában elveszett szken: saját helye van az ügyfélkártyán, van állapota, és van helye az ügyletben. A csapat azonnal látja, mely papírok hiányoznak még, melyeket ellenőrzik éppen, és melyek vannak már kész.
Saját hely minden dokumentumnak az ügyfélkártyán
A VIDORO CRM ügyfélkártyáján minden fontos dokumentumnak külön helye van: útlevél, meghatalmazás, AML-űrlap, NDA, kérdőív és aláírt szerződés. Mindenki, aki az ügyleten dolgozik, ugyanazt a kártyát nézi, így senkinek sem kell a csetben megkérdeznie, hogy megérkezett-e már az útlevél.
Várt: a csapat látja, mi hiányzik
Az a dokumentum, amelyet az ügyfélnek még el kell küldenie, a VIDORO CRM-ben Várt állapotban van. Egy emlékeztető szabály magától is figyelheti: ha például az útlevél már 3 napja Várt állapotban van, a felelős ügynök értesítést kap az alkalmazásban, e-mailben vagy Telegramon.
Feltöltve: ügyfelenkénti és ügyletenkénti mappákba
Amikor a fájl megérkezik, a csapat egyszerű húzással feltölti a VIDORO CRM-be, és a dokumentum Feltöltve állapotba kerül. A beépített fájltárban ügyfelenkénti és ügyletenkénti mappák vannak azonnali előnézettel, így többé senkinek sem kell egy szkent az e-mailek között keresgélnie.
Megerősítve, vagy elutasítva indoklással
A csapat ellenőrzi a feltöltött fájlt, és a VIDORO CRM-ben Megerősítve állapotra állítja. Ha a fájl nem megfelelő, a dokumentum Elutasítva állapotba kerül, és az elutasított dokumentumhoz mindig tartozik indoklás, például hogy olvashatatlan a szken, így az ügynök pontosan tudja, mit kell újra bekérnie az ügyféltől.
Feldolgozva, és az ügylet fázisához kötve
Amikor a dokumentummal minden munka elkészült, Feldolgozva állapotba kerül. A VIDORO CRM-ben a dokumentumok az ügylet fázisaihoz is tartoznak: az útlevél a jegy és válogatás fázisához, a szerződéstervezet a foglalóhoz, a végleges szerződés pedig az utolsó fázishoz, így minden lépésnél ott vannak a szükséges papírok.
Szeretné látni, hová tartoznak az egyes dokumentumok az ügyletben? Nézze meg az ügyletidővonal öt fázisát a VIDORO CRM-ben
02Előnyök
Mit nyer a csapata, ha az ügyféldokumentumokat a VIDORO CRM-ben kezeli
Nincs többé „Megkaptuk már?”
A VIDORO CRM-ben minden dokumentum mutatja az állapotát — Várt, Feltöltve, Megerősítve vagy Feldolgozva — közvetlenül az ügyfélkártyán. A vezetők és az ügynökök látják, mely ügyletek várnak még papírokra, anélkül hogy üzenetekben kérdezgetnék egymást, vagy külön ellenőrzőlistát vezetnének egy táblázatban.
Dokumentumok közvetlenül az ügylet mellett
A VIDORO CRM-ben az útlevelek, a meghatalmazások és az aláírt papírok annál az ügyletnél vannak, amelyhez tartoznak, és nem az e-mailekben, egy laptopon vagy valakinek a telefonján. Az ügyfelenkénti és ügyletenkénti mappák a megfelelő változatot egy helyen tartják az egész csapat számára.
Hozzáférés a szerepkör szerint
Hogy ki látja egy ügyfél dokumentumait a VIDORO CRM-ben, az a szerepkörtől függ: a hét szerepkör mindegyikének saját jogosultságai és saját nézete van az adatokra, és egy cég adatai soha nem láthatók egy másik cég számára. A tevékenységnapló rögzíti, ki és mikor ellenőrizte a dokumentumot.
Emlékeztetők, amelyek utánajárnak a dokumentumoknak
A VIDORO CRM emlékeztető szabályait egyszer kell beállítani — dokumentumtípus, állapot és a napok száma —, utána maguktól futnak. A hiányzó meghatalmazás bekérése feladatként az ügylethez, az ügyfélhez és a fázishoz kötődik, a frissítések pedig az alkalmazásban, e-mailben vagy Telegramon érkeznek meg.
04GYIK
Kérdések az ügyféldokumentumokról a VIDORO CRM-ben
Mit jelent az ügyféldokumentumok kezelése egy ingatlanos szoftverben?
Az ügyféldokumentumok kezelése az ügyfelek és az ügyletek papírjait egy helyen tartja, és a VIDORO CRM-ben ez az ügyfélkártya és az ügyletidővonal része. Minden fontos dokumentumnak saját helye és állapota van, a fájlok pedig ügyfelenkénti és ügyletenkénti mappákban vannak.
Milyen állapotai lehetnek egy ügyféldokumentumnak a VIDORO CRM-ben?
A VIDORO CRM-ben egy ügyféldokumentum négy állapoton halad át: Várt, Feltöltve, Megerősítve és Feldolgozva. A nem megfelelő dokumentum Elutasítva állapotba kerül, és mindig tartozik hozzá indoklás, így az egész csapat egy pillantással látja, mi hiányzik, mit ellenőriznek és mi van már kész.
Mi történik, ha egy ügyféldokumentumot elutasítanak?
Ha egy dokumentumot elutasítanak a VIDORO CRM-ben, az elutasítás indoka a dokumentumnál marad, például hogy a szken olvashatatlan. Az ügynök az ügyfélkártyán látja az indokot, és tudja, mit kell bekérnie az ügyféltől, a tevékenységnapló pedig rögzíti, ki és mikor végezte a módosítást.
Emlékeztetheti a VIDORO CRM az ügynököt egy dokumentumra, amelyet az ügyfél még nem küldött el?
Igen, a VIDORO CRM-ben vannak emlékeztető szabályok, amelyek maguktól utánajárnak a hiányzó dokumentumoknak. A szabályt egyszer kell beállítani dokumentumtípus, állapot és a napok száma szerint: ha például az útlevél már 3 napja Várt állapotban van, a felelős ügynök értesítést kap az alkalmazásban, e-mailben vagy Telegramon.
Hol találja meg a csapat egy ügyfél és egy ügylet fájljait?
A VIDORO CRM-ben beépített fájltár van ügyfelenkénti és ügyletenkénti mappákkal. A fájlokat egyszerű húzással lehet feltölteni, és azonnali előnézetben nyílnak meg, így a csapat a CRM-ben találja meg a megfelelő szkent, ahelyett hogy az e-mailek és a saját telefonok között keresgélne.
05Demó
Nézze meg a VIDORO-t az önéihez hasonló ügyleteken
Küldjön kérést, és végigvezetjük az ügyletidővonalon, a dokumentumokon és a szerepkörökön egy olyan forgatókönyv alapján, amely közel áll a csapata munkamódjához.
- Élő termékbemutató
- Az önök szerepkörei és folyamatai a rendszerben
- Kötelezettség nélkül