ניהול מסמכי לקוחות במערכת CRM לנדל״ן — כל מסמך מקושר לעסקה.

1. 1

   מקום לכל מסמך בכרטיס הלקוח

   לכרטיס הלקוח ב־VIDORO CRM יש מקום נפרד לכל מסמך חשוב: דרכון, ייפוי כוח, טופס AML, הסכם סודיות, שאלון וחוזה חתום. כל מי שעובד על העסקה מסתכל על אותו כרטיס בדיוק, כך שאף אחד לא צריך לשאול בצ׳אט אם הדרכון כבר הגיע או שעדיין מחכים לו.

2. 2

   ״צפוי״: הצוות רואה מה חסר

   מסמך שהלקוח עוד צריך לשלוח נמצא ב־VIDORO CRM בסטטוס ״צפוי״. כלל תזכורת יכול לעקוב אחריו לבד: למשל, אם הדרכון נמצא כבר 3 ימים בסטטוס ״צפוי״, הסוכן האחראי מקבל התראה במערכת, במייל או בטלגרם, ואף אחד לא צריך לזכור את זה בעצמו.

3. 3

   ״הועלה״: לתיקיות לפי לקוח ולפי עסקה

   כשהקובץ מגיע, הצוות מעלה אותו ל־VIDORO CRM בגרירה פשוטה, והמסמך עובר לסטטוס ״הועלה״. אחסון הקבצים המובנה מחזיק תיקיות לפי לקוח ולפי עסקה עם תצוגה מקדימה מיידית, כך שאף אחד כבר לא צריך לחפור במייל כדי למצוא סריקה של מסמך.

4. 4

   ״אושר״, או ״נדחה״ עם סיבה

   הצוות בודק את הקובץ שהועלה ומסמן אותו ב־VIDORO CRM כ״אושר״. אם הקובץ לא מתאים, המסמך עובר לסטטוס ״נדחה״, ולמסמך שנדחה תמיד מצורפת הסיבה, למשל סריקה שאינה קריאה, כך שהסוכן יודע בדיוק מה לבקש מהלקוח לשלוח שוב.

5. 5

   ״טופל״ ומקושר לשלב בעסקה

   כשהעבודה עם מסמך הסתיימה, הוא עובר לסטטוס ״טופל״. ב־VIDORO CRM המסמכים שייכים גם לשלבי העסקה: הדרכון לשלב הכרטיס והבחירה, טיוטת החוזה לשלב המקדמה והחוזה הסופי לשלב האחרון, כך שלכל צעד בעסקה יש בדיוק את המסמכים שהוא צריך.

רוצים לראות איפה כל מסמך נמצא בעסקה? צפו בחמשת השלבים של ציר העסקה ב־VIDORO CRM