Kundendokumente
Dokumentenverwaltung für Immobilienmakler — jedes Kundendokument direkt am Deal.
VIDORO CRM legt Reisepass, Vollmacht, AML-Formular, NDA, Fragebogen und unterschriebenen Vertrag in der Kundenkarte ab, direkt neben dem Deal. Jedes Dokument hat einen Status von Erwartet bis Bearbeitet, ein abgelehntes trägt immer seinen Grund, und die Dateien liegen in Ordnern pro Kunde und pro Deal.
- Ein Status für jedes Dokument
- Dateiablage inklusive
- Rollen und Rechte integriert
01So funktioniert es
So verwaltet VIDORO CRM die Dokumente Ihrer Kunden
In VIDORO CRM ist ein Kundendokument kein Scan, der in irgendeinem Postfach verschwindet: Es hat seinen festen Platz in der Kundenkarte, einen Status und einen Ort im Deal. Das Team sieht sofort, welche Unterlagen noch fehlen, welche gerade geprüft werden und welche erledigt sind.
Ein fester Platz für jedes Dokument in der Kundenkarte
Die Kundenkarte in VIDORO CRM hat für jedes wichtige Dokument einen eigenen Platz: Reisepass, Vollmacht, AML-Formular, NDA, Fragebogen und unterschriebener Vertrag. Alle, die am Deal arbeiten, sehen dieselbe Karte, sodass niemand im Chat nachfragen muss, ob der Pass schon da ist.
Erwartet: Das Team sieht, was fehlt
Ein Dokument, das der Kunde noch schicken muss, steht in VIDORO CRM auf Erwartet. Eine Erinnerungsregel kann es von selbst verfolgen: Steht der Reisepass zum Beispiel seit 3 Tagen auf Erwartet, wird der zuständige Makler in der App, per E-Mail oder in Telegram benachrichtigt.
Hochgeladen in Ordner pro Kunde und pro Deal
Sobald die Datei da ist, lädt das Team sie per Drag & Drop in VIDORO CRM hoch, und das Dokument steht auf Hochgeladen. Die integrierte Dateiablage hat Ordner pro Kunde und pro Deal mit sofortiger Vorschau, sodass niemand mehr einen Scan aus dem Postfach suchen muss.
Bestätigt oder abgelehnt mit Grund
Das Team prüft die hochgeladene Datei und setzt sie in VIDORO CRM auf Bestätigt. Passt die Datei nicht, wird das Dokument abgelehnt, und ein abgelehntes Dokument trägt immer seinen Grund, etwa einen unlesbaren Scan, damit der Makler genau weiß, was er beim Kunden anfordern muss.
Bearbeitet und an die Phase des Deals gebunden
Ist die Arbeit mit einem Dokument abgeschlossen, steht es auf Bearbeitet. In VIDORO CRM gehören Dokumente außerdem zu den Phasen des Deals: der Reisepass zu Ticket & Auswahl, der Vertragsentwurf zur Anzahlung und der endgültige Vertrag zur letzten Phase, sodass jeder Schritt die Unterlagen hat, die er braucht.
Sie möchten sehen, wo jedes Dokument im Deal hingehört? Die fünf Phasen der Deal-Timeline in VIDORO CRM ansehen
02Vorteile
Was Ihr Team davon hat, Kundendokumente in VIDORO CRM zu verwalten
Nie wieder „Haben wir das schon?“
Jedes Dokument in VIDORO CRM zeigt seinen Status — Erwartet, Hochgeladen, Bestätigt oder Bearbeitet — direkt in der Kundenkarte. Leitung und Makler sehen, welche Deals noch auf Unterlagen warten, ohne sich gegenseitig im Messenger zu fragen oder eine eigene Checkliste in einer Tabelle zu führen.
Dokumente direkt beim Deal
In VIDORO CRM liegen Pässe, Vollmachten und unterschriebene Unterlagen bei dem Deal, zu dem sie gehören, und nicht im Postfach, auf einem Laptop oder auf irgendeinem Handy. Ordner pro Kunde und pro Deal halten die richtige Version für das ganze Team an einem Ort.
Zugriff nach Rolle
Wer die Dokumente eines Kunden in VIDORO CRM sieht, hängt von der Rolle ab: Jede der sieben Rollen hat eigene Rechte und eine eigene Sicht auf die Daten, und die Daten eines Unternehmens sind für ein anderes nie sichtbar. Das Aktivitätsprotokoll hält fest, wer ein Dokument wann geprüft hat.
Erinnerungen, die Dokumenten nachgehen
Erinnerungsregeln in VIDORO CRM legen Sie einmal fest — Dokumenttyp, Status und Anzahl der Tage — danach laufen sie von selbst. Die Aufgabe, eine fehlende Vollmacht anzufordern, hängt am Deal, am Kunden und an der Phase, und Neuigkeiten kommen in der App, per E-Mail oder in Telegram an.
04FAQ
Fragen zu Kundendokumenten in VIDORO CRM
Was ist eine Dokumentenverwaltung für Immobilienmakler?
Eine Dokumentenverwaltung für Immobilienmakler hält die Unterlagen von Kunden und Deals an einem Ort, und in VIDORO CRM ist sie Teil der Kundenkarte und der Deal-Timeline. Jedes wichtige Dokument hat seinen festen Platz und Status, und die Dateien liegen in Ordnern pro Kunde und pro Deal.
Welchen Status kann ein Kundendokument in VIDORO CRM haben?
In VIDORO CRM durchläuft ein Kundendokument vier Status: Erwartet, Hochgeladen, Bestätigt und Bearbeitet. Ein Dokument, das nicht passt, wird abgelehnt und trägt immer seinen Grund, sodass das ganze Team auf einen Blick sieht, was fehlt, was geprüft wird und was erledigt ist.
Was passiert, wenn ein Kundendokument abgelehnt wird?
Wird ein Dokument in VIDORO CRM abgelehnt, bleibt der Grund der Ablehnung am Dokument, zum Beispiel dass der Scan nicht lesbar ist. Der Makler sieht den Grund in der Kundenkarte und weiß, was er beim Kunden anfordern muss, und das Aktivitätsprotokoll hält fest, wer die Änderung wann vorgenommen hat.
Kann VIDORO CRM den Makler an ein Dokument erinnern, das der Kunde noch nicht geschickt hat?
Ja, VIDORO CRM hat Erinnerungsregeln, die fehlenden Dokumenten von selbst nachgehen. Eine Regel wird einmal nach Dokumenttyp, Status und Anzahl der Tage festgelegt: Steht der Reisepass zum Beispiel seit 3 Tagen auf Erwartet, wird der zuständige Makler in der App, per E-Mail oder in Telegram benachrichtigt.
Wo findet das Team die Dateien eines Kunden und eines Deals?
VIDORO CRM hat eine integrierte Dateiablage mit Ordnern pro Kunde und pro Deal. Dateien werden per Drag & Drop hochgeladen und öffnen sich in einer sofortigen Vorschau, sodass das Team den richtigen Scan im CRM findet, statt Postfächer und private Handys zu durchsuchen.
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