Dokumenty klientów
Dokumenty klientów w CRM dla nieruchomości — każdy dokument powiązany z transakcją.
VIDORO CRM przechowuje paszport, pełnomocnictwo, formularz AML, NDA, kwestionariusz i podpisaną umowę w karcie klienta, tuż obok transakcji. Każdy dokument ma status od Oczekiwany do Przetworzony, odrzucony zawsze ma podany powód, a pliki leżą w folderach według klienta i transakcji.
- Status każdego dokumentu
- Wbudowany magazyn plików
- Role i uprawnienia w standardzie
01Jak to działa
Jak VIDORO CRM prowadzi dokumenty klientów
W VIDORO CRM dokument klienta nie jest skanem zagubionym w czyjejś skrzynce: ma swoje miejsce w karcie klienta, status i miejsce w transakcji. Zespół od razu widzi, których dokumentów jeszcze brakuje, które są właśnie sprawdzane, a które są już gotowe.
Miejsce na każdy dokument w karcie klienta
Karta klienta w VIDORO CRM ma osobne miejsce na każdy kluczowy dokument: paszport, pełnomocnictwo, formularz AML, NDA, kwestionariusz i podpisaną umowę. Wszyscy, którzy pracują nad transakcją, patrzą na tę samą kartę, więc nikt nie musi pytać na czacie, czy paszport już dotarł.
Oczekiwany: zespół widzi, czego brakuje
Dokument, który klient ma jeszcze przesłać, ma w VIDORO CRM status Oczekiwany. Reguła przypomnienia może pilnować go sama: jeśli na przykład paszport od 3 dni ma status Oczekiwany, odpowiedzialny agent dostaje powiadomienie w aplikacji, e-mailem lub w Telegramie.
Przesłany do folderów według klienta i transakcji
Gdy plik dotrze, zespół przesyła go do VIDORO CRM metodą „przeciągnij i upuść”, a dokument dostaje status Przesłany. Wbudowany magazyn plików ma foldery według klienta i transakcji z szybkim podglądem, więc nikt już nie musi szukać skanu w poczcie.
Potwierdzony albo odrzucony z powodem
Zespół sprawdza przesłany plik i oznacza go w VIDORO CRM jako Potwierdzony. Jeśli plik się nie nadaje, dokument dostaje status Odrzucony, a odrzucony dokument zawsze ma podany powód, na przykład nieczytelny skan, więc agent wie dokładnie, o co poprosić klienta.
Przetworzony i powiązany z fazą transakcji
Gdy praca z dokumentem jest zakończona, dostaje on status Przetworzony. W VIDORO CRM dokumenty należą też do faz transakcji: paszport do fazy bilet i wybór, projekt umowy do zadatku, a umowa końcowa do ostatniej fazy, więc każdy krok ma potrzebne mu dokumenty.
Chcesz zobaczyć, gdzie w transakcji jest miejsce każdego dokumentu? Zobacz pięć faz osi transakcji w VIDORO CRM
02Korzyści
Co zyskuje zespół, gdy dokumenty klientów są prowadzone w VIDORO CRM
Koniec z pytaniem „czy to dotarło?”
Każdy dokument w VIDORO CRM pokazuje swój status — Oczekiwany, Przesłany, Potwierdzony lub Przetworzony — bezpośrednio w karcie klienta. Kierownicy i agenci widzą, które transakcje wciąż czekają na dokumenty, bez dopytywania się nawzajem w komunikatorach i bez osobnej listy w arkuszu kalkulacyjnym.
Dokumenty tuż obok transakcji
W VIDORO CRM paszporty, pełnomocnictwa i podpisane dokumenty leżą przy transakcji, do której należą, a nie w poczcie, na laptopie czy w czyimś telefonie. Foldery według klienta i transakcji trzymają właściwą wersję w jednym miejscu dla całego zespołu.
Dostęp według roli
To, kto widzi dokumenty klienta w VIDORO CRM, zależy od roli: każda z siedmiu ról ma własne uprawnienia i własny widok danych, a dane jednej firmy nigdy nie są widoczne dla innej. Dziennik aktywności zapisuje, kto sprawdził dokument i kiedy to zrobił.
Przypomnienia, które pilnują dokumentów
Reguły przypomnień w VIDORO CRM ustawia się raz — typ dokumentu, status i liczba dni — a potem działają same. Zadanie, by poprosić o brakujące pełnomocnictwo, jest powiązane z transakcją, klientem i fazą, a aktualizacje przychodzą w aplikacji, e-mailem lub w Telegramie.
04FAQ
Pytania o dokumenty klientów w VIDORO CRM
Czym jest zarządzanie dokumentami klientów w CRM dla nieruchomości?
Zarządzanie dokumentami klientów w CRM dla nieruchomości trzyma dokumenty klientów i transakcji w jednym miejscu, a w VIDORO CRM jest częścią karty klienta i osi transakcji. Każdy kluczowy dokument ma swoje miejsce i status, a pliki leżą w folderach według klienta i transakcji.
Jakie statusy może mieć dokument klienta w VIDORO CRM?
W VIDORO CRM dokument klienta przechodzi przez cztery statusy: Oczekiwany, Przesłany, Potwierdzony i Przetworzony. Dokument, który się nie nadaje, dostaje status Odrzucony i zawsze ma podany powód, więc cały zespół od razu widzi, czego brakuje, co jest sprawdzane i co jest gotowe.
Co się dzieje, gdy dokument klienta zostanie odrzucony?
Gdy dokument zostanie odrzucony w VIDORO CRM, zostaje przy nim powód odrzucenia, na przykład to, że skan jest nieczytelny. Agent widzi powód w karcie klienta i wie, o co poprosić klienta, a dziennik aktywności zapisuje, kto wprowadził zmianę i kiedy.
Czy VIDORO CRM przypomni agentowi o dokumencie, którego klient jeszcze nie przesłał?
Tak, VIDORO CRM ma reguły przypomnień, które same pilnują brakujących dokumentów. Regułę ustawia się raz według typu dokumentu, statusu i liczby dni: jeśli na przykład paszport od 3 dni ma status Oczekiwany, odpowiedzialny agent dostaje powiadomienie w aplikacji, e-mailem lub w Telegramie.
Gdzie zespół znajdzie pliki klienta i transakcji?
VIDORO CRM ma wbudowany magazyn plików z folderami według klienta i transakcji. Pliki przesyła się metodą „przeciągnij i upuść” i otwierają się w szybkim podglądzie, więc zespół znajduje właściwy skan w CRM, zamiast przeszukiwać pocztę i prywatne telefony.
05Umów prezentację
Zobacz VIDORO na transakcjach takich jak Twoje
Zostaw zgłoszenie, a pokażemy Ci oś transakcji, dokumenty i role na scenariuszu zbliżonym do sposobu pracy Twojego zespołu.
- Prezentacja produktu na żywo
- Twoje role i procesy odwzorowane w systemie
- Bez zobowiązań