Dokumenty klientů
Dokumenty klientů v realitním CRM — každý dokument navázaný na obchod.
VIDORO CRM uchovává pas, plnou moc, AML formulář, NDA, dotazník a podepsanou smlouvu v kartě klienta, přímo u obchodu. Každý dokument má stav od Očekávaný po Zpracovaný, zamítnutý má vždy uvedený důvod a soubory jsou ve složkách podle klienta a obchodu.
- Stav u každého dokumentu
- Vestavěné úložiště souborů
- Role a oprávnění v základu
01Jak to funguje
Jak VIDORO CRM spravuje dokumenty klientů
Ve VIDORO CRM není dokument klienta sken ztracený v něčí schránce: má vlastní místo v kartě klienta, stav a místo v obchodě. Tým hned vidí, které papíry ještě chybějí, které se právě kontrolují a které jsou už hotové.
Místo pro každý dokument v kartě klienta
Karta klienta ve VIDORO CRM má samostatné místo pro každý klíčový dokument: pas, plnou moc, AML formulář, NDA, dotazník a podepsanou smlouvu. Všichni, kdo na obchodě pracují, se dívají do stejné karty, takže se nikdo nemusí v chatu ptát, jestli pas už dorazil.
Očekávaný: tým vidí, co chybí
Dokument, který má klient ještě poslat, je ve VIDORO CRM ve stavu Očekávaný. Pravidlo připomínky ho může hlídat samo: pokud je například pas už 3 dny ve stavu Očekávaný, odpovědný makléř dostane upozornění v aplikaci, e-mailem nebo v Telegramu.
Nahraný do složek podle klienta a obchodu
Když soubor dorazí, tým ho nahraje do VIDORO CRM přetažením a dokument přejde do stavu Nahraný. Vestavěné úložiště souborů má složky podle klienta a obchodu s okamžitým náhledem, takže už nikdo nemusí hledat sken v e-mailech.
Potvrzený, nebo zamítnutý s důvodem
Tým nahraný soubor zkontroluje a ve VIDORO CRM ho označí jako Potvrzený. Pokud soubor nevyhovuje, dokument je Zamítnutý a zamítnutý dokument má vždy uvedený důvod, například nečitelný sken, takže makléř přesně ví, o co má klienta požádat.
Zpracovaný a navázaný na fázi obchodu
Když je práce s dokumentem hotová, dostane stav Zpracovaný. Ve VIDORO CRM dokumenty patří také k fázím obchodu: pas k fázi letenky a výběr, návrh smlouvy k záloze a finální smlouva k poslední fázi, takže každý krok má papíry, které potřebuje.
Chcete vidět, kam v obchodě patří každý dokument? Podívejte se na pět fází časové osy obchodu ve VIDORO CRM
02Přínosy
Co získá váš tým, když vede dokumenty klientů ve VIDORO CRM
Už žádné „Máme to?“
Každý dokument ve VIDORO CRM ukazuje svůj stav — Očekávaný, Nahraný, Potvrzený nebo Zpracovaný — přímo v kartě klienta. Manažeři i makléři vidí, které obchody ještě čekají na papíry, bez dotazů v messengerech a bez samostatného seznamu v tabulce.
Dokumenty přímo u obchodu
Ve VIDORO CRM jsou pasy, plné moci a podepsané papíry u obchodu, ke kterému patří, a ne v e-mailu, na notebooku nebo v něčím telefonu. Složky podle klienta a obchodu drží správnou verzi na jednom místě pro celý tým.
Přístup podle role
Kdo vidí dokumenty klienta ve VIDORO CRM, závisí na roli: každá ze sedmi rolí má vlastní oprávnění a vlastní pohled na data a data jedné společnosti nikdy neuvidí jiná. Deník aktivit zaznamená, kdo dokument zkontroloval a kdy to bylo.
Připomínky, které hlídají dokumenty
Pravidla připomínek ve VIDORO CRM nastavíte jednou — typ dokumentu, stav a počet dní — a pak běží sama. Úkol vyžádat chybějící plnou moc je navázaný na obchod, klienta a fázi a novinky přicházejí v aplikaci, e-mailem nebo v Telegramu.
04FAQ
Otázky k dokumentům klientů ve VIDORO CRM
Co je správa dokumentů klientů v realitním CRM?
Správa dokumentů klientů v realitním CRM drží papíry klientů a obchodů na jednom místě a ve VIDORO CRM je součástí karty klienta a časové osy obchodu. Každý klíčový dokument má vlastní místo a stav a soubory jsou ve složkách podle klienta a obchodu.
Jaké stavy může mít dokument klienta ve VIDORO CRM?
Ve VIDORO CRM prochází dokument klienta čtyřmi stavy: Očekávaný, Nahraný, Potvrzený a Zpracovaný. Dokument, který nevyhovuje, je Zamítnutý a má vždy uvedený důvod, takže celý tým na první pohled vidí, co chybí, co se kontroluje a co je hotové.
Co se stane, když je dokument klienta zamítnutý?
Když je dokument ve VIDORO CRM zamítnutý, zůstane u něj důvod zamítnutí, například že sken je nečitelný. Makléř vidí důvod v kartě klienta a ví, o co má klienta požádat, a deník aktivit zaznamená, kdo změnu provedl a kdy.
Připomene VIDORO CRM makléři dokument, který klient ještě neposlal?
Ano, VIDORO CRM má pravidla připomínek, která sama hlídají chybějící dokumenty. Pravidlo se nastaví jednou podle typu dokumentu, stavu a počtu dní: pokud je například pas už 3 dny ve stavu Očekávaný, odpovědný makléř dostane upozornění v aplikaci, e-mailem nebo v Telegramu.
Kde tým najde soubory klienta a obchodu?
VIDORO CRM má vestavěné úložiště souborů se složkami podle klienta a obchodu. Soubory se nahrávají přetažením a otevírají se v okamžitém náhledu, takže tým najde správný sken v CRM a nemusí ho hledat v e-mailech a osobních telefonech.
05Demo
Podívejte se na VIDORO na obchodech, jako jsou ty vaše
Pošlete nám žádost a provedeme vás časovou osou obchodu, dokumenty a rolemi na scénáři, který se blíží tomu, jak pracuje váš tým.
- Živá ukázka produktu
- Vaše role a procesy promítnuté do systému
- Bez závazků